iMARC ist eine Unified-Email-Archiving Lösung, die sich hervorragend für die E-Mail-Nachbearbeitung eignet.

 

In immer mehr Unternehmen sind die E-Mails zum Stressfaktor geworden. Die Zahl der E-Mails steigt unaufhörlich und 90% aller E-Mails werden nur einmal gelesen und geraten dann in Vergessenheit. Sie belegen auf dem Server nur Speicherplatz und haben sozusagen kein Leben. Volle E-Mail-Fächer, die nicht nach Relevanz sortiert sind, überlasten die Mitarbeiter. E-Mails werden nicht fristgemäß bearbeitet und der Schriftverkehr kann nicht mehr nachvollzogen werden. E-Mail-Archivierung alleine würde zur Lösung dieser Probleme zu kurz greifen. Die Einbeziehung der E-Mail-Archivierung in den gesamten Geschäftsprozess bei gleichzeitiger Einhaltung von internen und externen Compliance-Regeln kann hier Abhilfe schaffen.

 

Einbeziehung der E-Mail-Archivierung in die Geschäftsprozesse

Zur strukturierten und nachvollziehbaren Verarbeitung von großen Mengen eingehender E-Mails können den Lieferanten, Kunden und Interessenten die zentralen Adressen dienen. (z.B. This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.) Solche Adressen, sowie auch einzelne Begriffe aus den Inhalten der E-Mails, eignen sich hervorragend für iMARC®, um Themenbereiche zu erkennen, die bestimmten Mitarbeiternn zugeordnet sind. Normalerweise muss ein Mitarbeiter, der eine solche E-Mail bekommt, den entsprechenden Ansprechpartner ausfindig machen, um ihm diese E-Mail weiterzuleiten. Dieser Vorgang entfällt bei der automatisierten Weiterleitung in iMARC®. Unnötiger Zeitaufwand und zusätzliche Kosten werden vermieden.

 

Der entscheidende Vorteil von iMARC® liegt in der sofortigen Archivierung des gesamten E-Mail-Stromes in eine Datenbank. Dieser Vorgang ermöglicht eine sofortige Volltextsuche. Weiterleitung oder Abholung einer E-Mail entfallen. Eine E-Mail steht damit unserem E-Mail-Response-Management-System (ERMS) sofort zur Verfügung und braucht kein zweites Mal indiziert zu werden. Somit leistet iMARC® mehr als bestehende Insellösungen, die keine Kopplung an die bestehenden Geschäftsprozesse haben.

 

iMARC® unterstützt Regeln, die unternehmenseits festlegen, welche Prozesse manuell oder welche automatisch für bestimmte Arten von Anfragen vorzusehen sind. iMARC® prüft auch deren Einhaltung. Von Vorteil ist hierbei auch die vollständige Transparenz dieser Kommunikation. Jederzeit kann nachvollzogen werden, wer welche Information an wen gegeben hat. So können durch eine inhaltliche Analyse zum Beispiel auch vertrauliche, diskriminierende Informationen anders behandelt werden als normale E-Mails.

 

Vorteile im E-Mail-Kommunikationsprozess 

iMARC® vervollständigt hiermit seinen E-Mail-Kommunikationsprozess. Von der verbindlichen Kommunikation mit der Sicherung des E-Mail-Transportes ausgehend, werden E-Mails in iMARC® rechtssicher archiviert und anhand der bestehenden Geschäftsprozesse transparent und kontrollierbar nachbearbeitet. Alle drei Bereiche können modular lizenziert werden. Der Kunde kann diese Module nach Bedarf einzeln nutzen. Dies bietet gut einschätzbare Kostenvorteile, weil gerade Prozess- und Response-Mangement von E-Mails zusätzliche Hardware-, Software und Mitarbeiterkosten verursachen.

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EDIFACT ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport. EDIFACT ist ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. EDIFACT ist einer von mehreren internationalen EDI-Standards.

Grundlegendes Standardisierungskonzept von EDIFACT ist, dass es einheitliche Nachrichtentypen gibt, deren englischer Name United Nations Standard Message (UNSM) lautet. In sogenannten Subsets können die Nachrichtentypen branchenspezifisch tiefer in ihren Ausprägungen spezifiziert werden.

Jede Nachricht besteht aus einem Umschlag (engl. envelope), den man sich als ein Briefkuvert vorstellen kann. Dieser Umschlag besteht aus den Segmenten UNB und UNZ. In diesem Umschlag stehen jeweils vereinbarte Codenummern für Absender und Empfänger, sowie Nachrichteninhalt, Zeiten zur Rückverfolgung, sowie Prüfelemente. Eine Nachricht selbst besteht aus Segmenten,Datenelementgruppen und Datenelementen.

EDIFACT ist ein Standard für das Datenformat, nicht für die Übertragung der Daten, das heißt im Prinzip können EDIFACT-Nachrichten über jedes Medium (siehe Publikationsform) ausgetauscht werden, das zur Übertragung elektronischer Daten benutzt werden kann. Auch ist EDIFACT unabhängig vom verwendeten Übertragungsprotokoll.


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Verschiedene weitere Module stehen Ihnen entsprechend der Lizenzierung und individuell zur Verfügung:


> Addins für verschiedene Groupware-Clients,

> iPhone App oder Android APP,

> IMAP-Zugriff auf iMARC,

> native Anbindung an Exchange,

> regelbasierte E-Mail-Verarbeitung,

> E-Mail-Prozessmanagement,

> Dokumentenmanagement mit Share-Point-Funktionalität,

> File-Archiv- und Contenmanagement-Funktionen,

> Workflow,

> Windows-Explorer-Client und Archivsynchronisation zum Arbeitsplatz,

> Archivierung von digitalisierten Daten wie Bilder, Media- und ERP-Daten,

> mobile Clients und noch Vieles mehr.


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publiziert: 1995, 2002, 2005 und nachbearbeitet 2009

  1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
  2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen - kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
  5. Jedes Dokument darf nur von www.allflac.com flac entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
  6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
  7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
  8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
  9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
  10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

iMARC erfüllt ohne Einschränkung auch das Fettgedruckte.


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iMARC®-Compliance Version - der Einstieg in die E-Mail-Archivierung

Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und Ihre geschäftliche Kommunikation günstig abzusichern ist Ihr und unser gemeinsames Ziel. Selbstverständlich werden auch in dieser iMARC®-Version Ihre E-Mails über revisionsionsichere Prozesse dokumentenecht archiviert und die Unveränderbarkeit der Originale abgesichert. Mit dem Ziel, jedem Unternehmen die Möglichkeit einer sicheren E-Mail-Archivierung zu bieten, haben wir eine Einsteiger-Version für Sie vorbereitet.

Unified-email-archiving mit iMARC® ist mit der Compliance-Version für jeden erschwinglich.

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