Warum brauchen wir im Unternehmen eine E-Mail Archivierung?

Obwohl nicht erst seit gestern rechtlich zur Archivierung von E-Mails verpflichtet, fehlt den meisten Unternehmen immer noch die Entscheidungsbasis für die eine oder andere Lösung. Hier besteht viel Informations- und Aufklärungsbedarf. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) archivieren nicht systematisch, sondern vielfach nur „manuell“. Zudem ist in den meisten Unternehmen nicht bekannt, dass eine E-Mail-Archivierungs-Lösung weitreichende, zusätzliche Vorteile in die Geschäftsprozesse bringen kann. Das haben viele Systemhäuser bereits erkannt. Sie spielen die damit verbundenen strategischen Vorteile aus und glänzen mit Beratungskompetenz sowie Kenntnissen über E-Mail-Management beim Einstieg als Lösungspartner in umfassendere Projekte der Reorganisation.

 

Wichtige Beratungsansätze liegen in den gesetzlichen Bestimmungen, in der Compliance-Organisation und in den Anforderungen an geschäftliche sowie technische Abläufe.


Die gesetzlichen Vorgaben für eine dauerhafte Aufbewahrung digitaler geschäftlicher Unterlagen beziehungsweise  Dokumente ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 257, 238 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ (GOB), den „Grundsätzen ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme“ (GOBS) und den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, die sich aus Aktien- und GmbH-Gesetz ergeben (§§ 91, 93,  AktG; 43 GmbHG), wird mit dem Begriff „Compliance“ abgedeckt. Sinn und Zweck dieser Regelungen ist es, den Fortbestand von Unternehmen zu sichern. Gleichzeitig sprechen sie persönliche Haftungen an.  

Dadurch, dass auf der einen Seite Bestimmungen des Datenschutzes zu beachten sind, auf der anderen Seite die Verfügbarkeit von E-Mails zu regeln ist, wird die Archivierung von E-Mails immer tiefer in die IT-Sicherheit integriert. So muss beispielsweise jederzeit zweifelsfrei nachgewiesen werden können, welcher Kommunikationsvorgang wann und wie stattgefunden hat. Diese Daten müssen zu jedem Zeitpunkt von jedem berechtigten Nutzer aufgerufen werden können. Gegebenenfalls sind sie gerichtverwertbar, und sie sind Basis des verfügbaren Geschäftswissens.

Heute werden die weitaus meisten Geschäftsvorfälle von E-Mail-Kommunikation begleitet. So versteht es sich von selbst, dass E-Mails auch in die Kundenakten gehören. Soll demnach eine Archivierung sinnvoll sein, muss sie sich in die Geschäftsprozesse einbinden lassen. Gleiches gilt für die technische Umgebung. Wird die E-Mail-Archivierung an andere Systeme gebunden, werden Abhängigkeiten geschaffen, die sich spätestens beim Austausch dieser Systeme kontraproduktiv bemerkbar machen.

Der längst gängige Austausch von Informationen zwischen Unternehmen, Kunden oder Lieferanten per E-Mail hat auch bei Betrieben überschaubarer Größenordnung an den Arbeitsplätzen vieler Anwender zu einer wahren E-Mail-Flut geführt. Diese ungeheure Fülle elektronischer Dokumente lässt sich nicht so organisieren und archivieren, dass das einzelne Dokument juristisch belastbar erhalten bleibt. Die rechtlich einwandfreie und compliante Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten beispielsweise für Revision und Steuerbehörden oder für den Streitfall wird immer noch auf die leichte Schulter genommen.  Die Unternehmen fürchten hohe Investitionskosten und einen großen Zeitaufwand für die Installation der Technologie.

Mit iMARC® bieten die Software-Entwickler der rent a brain GmbH eine Lösung aus der Praxis für die Praxis. iMARC® ist derzeit die einzige verfügbare "Unified E-Mail-Archiving" Lösung, in der jede Compliance-Regel für jede Groupware und jede Systemumgebung zentral gesichert und geprüft wird. Sie ist zudem mandantenfähig und bietet damit viele Ansätze für das erfolgreiche Partnerprogramm. Mit iMARC® können der gesamte E-Mail-Verkehr und alle digitalen Dokumente dokumentenecht,  lückenlos,  gesetzeskonform und effizient archiviert und dokumentiert werden. Der Preis und die Offenheit der Lösung sowie die genial einfache Installation kommen allen entgegen - kleinen, mittleren und großen Unternehmen. iMARC® kann als Lizenz, als Appliance oder als SaaS lizenziert genutzt werden.


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